Política de Atendimento aos Direitos dos Titulares

1. INTRODUÇÃO

Através de sua governança interna e gestão que abarca as questões relativas à Privacidade e Proteção de Dados, a Bassi Serviços de Seguros ME (“Bassi” ou “Empresa”), estabelece esta Política de Atendimento aos Direitos dos Titulares (“Política”).

2. OBJETIVO

Esta Política objetiva instituir o procedimento para o recebimento e tratamento de solicitações de Titulares, da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e demais autoridades detentoras de legitimidade, como o Ministério Público e Procons.

3. APLICAÇÃO E ABRANGÊNCIA

Esta Política é aplicável a todo tratamento de Dados Pessoais realizados pela Bassi. Com isso, a aplicação desta Política se estende a todos os colaboradores da Empresa, sejam eles: estagiários, aprendizes e trainees, funcionários, gerentes, diretores, aos prestadores de serviço, fornecedores, parceiros de negócios, consultores e terceiros, bem como aos órgãos públicos e entidades com as quais possa haver interação, e a qualquer outra parte que mantenha relação com a Bassi Serviços de Seguros ME, sejam pessoas físicas ou jurídicas, com ou sem fins lucrativos.

4. GESTÃO PARA O EXERCÍCIO DE DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS

O exercício dos direitos dos Titulares de Dados consiste na solicitação feita por um titular de dados pessoais, ou por seu representante legal, com o objetivo de obter informações acerca do tratamento de dados pessoais pela Bassi. Esse direito receberá o nome de SOLICITAÇÃO DE ACESSO DO TITULAR DOS DADOS (“SATD”).

Diante dessa solicitação, ou seja, da SATD, caberá ao Encarregado, com apoio da Alta Administração, e demais áreas necessárias, o registro e providências que visem atender as solicitações de titulares.

Para que o titular possa exercer seus direitos e contatar a Bassi, a Empresa deve divulgar seu canal de comunicação, preferencialmente através de suas mídias digitais (sites, redes sociais, etc.), de forma destacada e com linguagem compreensível.

5. REQUISITOS PARA UM REQUERIMENTO VÁLIDO

5.1 Identificação do Requerente

Para a formalização do Procedimento de atendimento, deve-se obter do Titular a sua adequada identificação ou então pelo seu representante legalmente constituído.

Dessa maneira, os requerimentos serão aceitos desde que apresentados pelo Titular do Dado Pessoal, devidamente identificado por si ou por seu procurador, desde que apresentada a procuração com poderes específicos para tanto. Visando o respeito a privacidade e proteção de dados, a SATD não poderá tratar de dados de pessoas diversas do solicitante.

Somente após a certificação da identidade do representante poderão ser adotadas medidas de análise e atendimento dos pleitos. Em relação às solicitações que tratam de dados de menores, somente serão aceitos os pedidos de pais ou responsáveis. Estes devem ser identificados por quaisquer meios legais válidos.

5.2 Recebimento da Requisição

As solicitações de titulares recebidas através de e-mails, SAC, correio etc. devem ser encaminhadas pelo recebedor ao Encarregado no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas após o recebimento.

Nos casos de recebimento de solicitações por meios que não registrem automaticamente a data do recebimento (pessoalmente pelo titular, correio etc.), o recebedor deverá garantir o registro da data de recebimento para fins de contagem do prazo de atendimento.

6. CLASSIFICAÇÃO DA SATD

Recebida a SATD e realizada a confirmação da identidade e/ou legitimidade do solicitante, o processo deverá garantir a identificação da categoria do titular em atendimento, identificando-se a natureza de seu relacionamento com a Bassi, conforme abaixo:

(I) Clientes: Eventuais pessoas físicas que façam parte das companhias clientes da Bassi;

(II) Colaborador: Colaboradores, ex-colaboradores, dependentes de colaboradores, administradores, diretores ou acionistas da Bassi;

(III) Parceiros: Pessoas físicas relacionadas aos distribuidores, fornecedores, etc. que possuem relação de parceria com a Bassi;

(IV) Terceiros: Pessoas físicas que não se enquadram em nenhum dos itens acima.

A) Caso a Bassi seja identificada somente como Operadora do tratamento de dados objetos da solicitação, o Encarregado comunicará ao solicitante sobre a impossibilidade de atendimento por tal motivo, assim como indicará os dados de contato do Controlador dos dados para que o Titular lhe formule a solicitação;

B) Caso se identifique que a Bassi não seja a agente de tratamento dos dados objetos da solicitação, o Encarregado comunicará ao solicitante da impossibilidade de atendimento por tal motivo e, se possível, indicará o agente de tratamento correto;

C) Caso as informações prestadas pelo Titular sejam suficientes e a Bassi seja Controladora dos dados, o Encarregado deverá acusar o recebimento do Requerimento ao requerente e informar o prazo estimado para atendimento.

7. PROCEDIMENTO DE ATENDIMENTO AO SATD

7.1 Direitos dos Titulares

Os titulares de Dados Pessoais podem, a qualquer momento, solicitar e exercer os direitos abaixo informados:

– Confirmação da existência de tratamento;
– Acesso aos dados;
– Correção (dados incompletos, inexatos, desatualizados etc.);
– Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD;
– Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, observados os segredos comercial e industrial;
– Eliminação dos Dados Pessoais tratados com seu consentimento;
– Informação das entidades públicas e privadas com as quais a Bassi realizou o uso compartilhado de dados;
– Revogação do consentimento;
– Solicitação de revisão de decisões tomadas exclusivamente com base em tratamento automatizado de Dados Pessoais que afetem seus interesses, incluídas as decisões destinadas a definir o seu perfil pessoal, profissional, de consumo e de crédito ou os aspectos de sua personalidade.

7.2 Negativa à Solicitação

É necessário ressaltar que a Lei de Proteção de Dados (LGPD) não confere aos titulares o absoluto exercício do direito, de forma que cada caso será analisado em suas peculiaridades, podendo inclusive ter a solicitação ou atendimento negados ou parcialmente aceitos, mediante esclarecimento aos titulares dos motivos pertinentes. Caso possua dúvidas quanto ao atendimento de solicitações, o Encarregado deverá solicitar apoio à Alta Administração.

7.3 Análise da Solicitação

Após superada as análises prévias acima, a SATD deverá ser apreciada pelo Encarregado que poderá contatar internamente o(s) departamento(s) relevante(s) por meio de mensagens de email, ligações ou reuniões para a avaliação e atendimento da SATD. O departamento acionado deverá retornar com as informações necessárias dentro do prazo estabelecido pelo Encarregado. Quando necessário, o Encarregado entrará em contato com o Titular a fim de coletar novos esclarecimentos que sejam necessários ao atendimento da SATD. Caso seja necessário, o Encarregado entrará em contato com o Titular a fim de obter informações complementares. Compete ao Encarregado assegurar que as informações sejam revisadas e/ou recebidas dentro do prazo definido internamente, para que o prazo junto ao Titular seja atendido, assim como cabe por avaliar se há alguma informação em que seja necessário o consentimento de terceiros ou cujo atendimento não possa ser realizado pela Bassi.

7.4 Confirmação de Existência e Acesso aos Dados

A confirmação de existência ou acesso aos Dados Pessoais será concedida ao Titular:

– em formato simplificado, imediatamente, caso em que o Encarregado se limitará a informar se a Bassi controla ou não dados do solicitante; ou
– por meio de declaração evidente e completa, que indique a origem dos dados, a inexistência de registro, os critérios utilizados e a finalidade do tratamento, observados os segredos comercial e industrial;

O Encarregado atenderá à solicitação de acesso aos dados fornecendo de forma completa a transcrição dos dados que a Bassi controla do titular (ex. Nome: transcrição do nome; CPF: transcrição do número; Endereço: transcrição do endereço).

Para concessão de acesso aos dados, o Encarregado somente fornecerá cópias físicas ou digitais de telas de cadastro ou outros documentos em situações em que seja impossível cumprir a solicitação com a mera transcrição dos dados.

O Titular dos dados possui direito às informações sobre o Tratamento de seus dados, podendo acessar, dentre outros a depender de regulamentação futura, (a) a finalidade específica do tratamento; (b) a forma e duração do tratamento, observados os segredos comercial e industrial; (c) a identificação do controlador; (d) informações de contato do controlador; (e) informações acerca do uso compartilhado de dados pelo controlador e a finalidade; (f) responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; e (g) quais seus direitos.

Essas informações e outras que auxiliem na compreensão do Titular acerca do Tratamento de seus dados deverão constar da Política de Privacidade a ser disponibilizada em todas as plataformas da Bassi, em local de destaque e em linguagem acessível.

7.5 Correção dos Dados

Nas circunstâncias que envolvam dados incompletos, inexatos ou desatualizados ou quaisquer outros casos que precisem de correção, o Solicitante deverá informar de forma detalhada na SATD quais dados se requerer a retificação e o motivo (se estão incompletos, inexatos, desatualizados), junto informando os dados já corrigidos.

O Encarregado avaliará junto às áreas competentes se os dados podem ser atualizados, completados, confirmando-se a exatidão ou atualização. Se confirmado, o Encarregado solicitará às áreas competentes que procedam com a correção dos dados e, logo após, responderá ao Solicitante encerramento e registrando o SATD.

7.5 Correção dos Dados (Continuação)

O Encarregado avaliará junto às áreas competentes se os dados podem ser atualizados, completados, confirmando-se a exatidão ou atualização. Se confirmado, o Encarregado solicitará às áreas competentes que procedam com a correção dos dados e, logo após, responderá ao Solicitante encerramento e registrando o SATD.

7.6 Portabilidade dos Dados

Aos casos de portabilidade de dados será objeto de regulamentação pela ANPD. Assim que tal regulamento for disponibilizado, caberá ao Encarregado atualizar esta seção.

A portabilidade não será realizada para fornecer Dados Pessoais que já tenham sido anonimizados antes do recebimento da SATD.

7.7 Anonimização, Bloqueio ou Eliminação dos Dados

Para solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto na LGPD, o Solicitante deverá informar de forma detalhada, na SATD, quais dados pretende anonimizar, bloquear ou eliminar e quais os motivos que os tornam desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade legal.

Recebida a SATD, confirmada a identidade e legitimidade do solicitante, o Encarregado avaliará com as áreas competentes se os dados em questão são realmente desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD. Se confirmada qualquer das hipóteses, o Encarregado solicitará às áreas competentes que procedam com a anonimização, bloqueio ou eliminação dos dados, e, em seguida, responderá ao Solicitante encerramento e registrando o SATD.

Caso não constate que os dados são desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD, o Encarregado negará a SATD expondo de forma detalhada os motivos ao titular.

Para eliminação ou anonimização de Dados Pessoais, o Encarregado deverá, salvo as hipóteses legais que permitam a retenção dos dados, tomar as providências para anonimização ou exclusão definitiva das informações em todos os sistemas e diretórios da Bassi, estejam em meio físico ou digital.

O Encarregado deverá ainda garantir que eventuais controladores conjuntos ou operadores com quem tenha compartilhado os dados sejam comunicados para que procedam de igual forma, eliminando ou anonimizando os dados.

Caso julgue necessário, para garantia do cumprimento à solicitação de eliminação ou anonimização, o Encarregado solicitará aos controladores conjuntos ou operadores com quem a Bassi tenha compartilhado os dados, a comprovação do cumprimento da eliminação.

8. ATENDIMENTO ÀS SOLICITAÇÕES DA ANPD OU DE OUTRAS AUTORIDADES COMPETENTES (Continuação)

Para os casos de requerimento, deverá necessariamente o Encarregado se certificar de que o recebido foi realmente emitido pela ANPD ou por outro órgão ou autoridade competente para tal feito.

Nas hipóteses de requerimento fraudulento ou suspeita de fraude ou requerimento formulado de maneira ilegítima, o Encarregado deve comunicar aos setores competentes e contatar diretamente a ANPD ou o órgão/autoridade para esclarecimentos.

Deverá o Encarregado se cautelar das medidas necessárias para que somente órgãos legítimos e competentes tenham acesso às informações. Nas solicitações originadas de órgão ou autoridade diversa da ANPD, essas serão tratadas pelo Encarregado em conjunto com a Alta Administração, com apoio do Departamento Jurídico.

8.1 Prazo para Atendimento (Continuação)

O atendimento às solicitações da ANPD ou de outro órgão deverá ser realizado no prazo indicado no comunicado ou, na ausência de prazo informado, dentro de 15 (quinze) dias, salvo outro prazo previsto em regulamentação específica.

8.2 Registro do Atendimento (Continuação)

As respostas às solicitações de titulares, da ANPD e de órgãos competentes sempre devem estar documentadas pelo Encarregado via relatório próprio contendo, o máximo de detalhes possíveis, como: identificação do solicitante, natureza da solicitação, informações prestadas, data da solicitação e do atendimento, eventuais comunicações trocadas.

9. SANÇÕES (Continuação)

O atendimento inadequado, intempestivo ou o não atendimento a solicitações de Titulares de Dados, da ANPD e demais autoridades públicas implicará na aplicação das sanções previstas no Código de Conduta e na Política Geral de Proteção de Dados, sem prejuízo de demais medidas cíveis e trabalhistas.