Política de retenção e exclusão de dados

Regra geral dos sinistros

Os dados necessários ao sinistro são conservados durante seu atendimento e por dois anos após o encerramento formal registrado. A contagem começa na data desse encerramento, e não na entrada do caso, no último contato ou no recebimento de um documento.

Se o caso for formalmente reaberto, sua situação e a justificativa devem ser registradas e o prazo reavaliado a partir do novo encerramento. Isso não autoriza conservar dados sem necessidade nem alterar datas apenas para prolongar a guarda.

Conservação excepcional

Quando houver obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, ordem de autoridade ou instrução válida do controlador compatível com a legislação, poderá ser necessária conservação diferente. A exceção deve identificar fundamento, dados abrangidos, responsável, período ou condição de término e acesso restrito.

Uma exigência contratual deve ser avaliada quanto à necessidade e ao fundamento legal. A exceção não transforma todos os dados em registros de guarda indefinida.

Registros com finalidades próprias

Códigos e sessões de acesso, prevenção de abuso, registros técnicos, dados de funcionários e outras atividades têm prazos definidos por sua finalidade. O prazo de dois anos do sinistro não se aplica automaticamente a todas essas categorias.

O registro de incidentes de segurança, inclusive não comunicados à ANPD, deve ser conservado pelo prazo mínimo previsto na regulamentação aplicável, atualmente cinco anos contados do registro, sem prejuízo de obrigação adicional. Isso não exige conservar indiscriminadamente todos os documentos do sinistro por cinco anos.

Um contato ligado a mais de um caso pode continuar necessário a outro atendimento ativo. A exclusão deve preservar somente os vínculos e informações cuja necessidade permaneça justificada.

Destinação ao final do prazo

Ao fim do prazo aplicável e sem fundamento de conservação, os dados devem ser eliminados ou anonimizados de modo adequado, com registro da providência. Serão considerados cadastro, documentos, comunicações, agendas, resultados de IA, exportações, cópias de recuperação e dados sob responsabilidade de fornecedores.

Cópias de recuperação exigem ciclo e acesso definidos; não devem servir como arquivo permanente. Em restaurações, devem ser reaplicadas as exclusões pertinentes. A política não comprova exclusão automática: os procedimentos efetivos precisam ser conferidos e documentados.

Pedidos e acompanhamento

Solicitações de eliminação serão avaliadas conforme o fundamento do tratamento e as hipóteses legais de conservação. O responsável deve informar a providência ou o motivo da conservação, protegendo dados de outras pessoas. Pedidos podem ser encaminhados ao canal de privacidade informado na área de direitos dos titulares.